Rutina, která běží sama

Přepisování, přeposílání a ruční kontroly bereme na sebe. Vaši lidé se vrátí k tomu, za co je platíte.

Kolik vás stojí jedna rutina

Peníze nemizí ve velkých projektech, ale v úkonech, které nikdo nepočítá, protože je to přece na chvilku. Zkuste si jeden takový spočítat.

Vyberte, co vám zní povědomě, a přepište čísla na svoje.

120×
4 min

Hrubý odhad z vašich čísel. Při mapování ho zpřesníme na tom, co se ve firmě opravdu děje.

Měsíčně

8 hodin ruční práce

Ročně

12 pracovních dní ruční práce

Jak to u nás probíhá

Jdeme proces po procesu. Začneme tím, který bere nejvíc času, a zbytek firmy jede dál jako dosud.

  1. Zmapujeme, kde utíká čas

    Projdeme s vašimi lidmi jeden proces od začátku do konce a zapíšeme každý krok, který dělá člověk ručně. Z toho vyjde, co stojí nejvíc hodin a co se vyplatí automatizovat dřív.

  2. Propojíme, co už máte

    Většinou nic nenahrazujeme. E-shop, účetnictví i sklad obvykle fungují dobře, jen spolu nemluví. Postavíme mezi ně vrstvu, která si data předá sama.

  3. Pustíme to vedle ruční práce

    První týden běží automat souběžně s tím, jak se to dělalo dosud, a porovnáváme výsledky. Přepínáme, až když sedí. Pak hlídáme běh a hlásíme se, když se něco rozbije.

Co spolu nejčastěji automatizujeme

Nejčastější místa, kde se ve firmách přepisuje ručně. Váš případ mezi nimi být nemusí, princip zůstává stejný.

Objednávky a e-shop

  • Objednávka ve skladu založí se hned po vytvoření, nikdo ji nepřepisuje
  • Rezervace a zásoby rezervace zboží a hlášení, když zásoba klesne pod limit
  • Stavy a štítky doručovací štítky i stav objednávky se vrací do e-shopu

Fakturace a platby

  • Faktura po expedici vystaví se a odešle sama, jakmile zboží opustí sklad
  • Párování plateb podle variabilního symbolu a částky
  • Výjimky k člověku co nesedí, jde na hromádku k ruční kontrole

Dokumenty a data

  • Přepis z PDF z e-mailových příloh rovnou do systému
  • Práce se soubory přesuny a přejmenování podle pravidel
  • Exporty a reporty pravidelně a bez otevírání Excelu

Komunikace

  • Upozornění do chatu do firemního chatu místo do přeplněné schránky
  • Odpovědi zákazníkovi automatická potvrzení a odpovědi
  • Připomínky blížící se termíny a nezaplacené faktury

Vlastní systémy

  • Napojení přes API tam, kde API existuje
  • Můstek nad systémem pro systém, který API nemá
  • Jedno přihlášení a jedna role napříč nástroji
Naše AI platforma →

Umělá inteligence

  • Čtení příloh a e-mailů i těch, které nemají žádnou strukturu
  • Návrh zařazení člověk ho jen potvrdí
  • Agent v systému sáhne do systému za vás

Kdy do toho nejdeme

Ne každá rutina se vyplatí. Když nám vyjde, že se automatizace nevrátí, řekneme to dřív, než začnete platit.

  • Když se proces každý měsíc mění

    Automatizovat rozházený proces znamená zabetonovat ho. Nejdřív ho srovnáme, teprve pak má smysl kolem něj něco stavět.

  • Když z toho vyjde pár hodin ročně

    Když kalkulačka nahoře ukáže pár hodin ruční práce za rok, integrace se nezaplatí. Řekneme to rovnou, i když nás to připraví o zakázku.

  • Když jsou data v nepořádku

    Duplicitní zákazníci a jeden produkt pod dvěma kódy umí spolykat víc času než samotné propojení. Úklid dat proto vedeme jako vlastní etapu s vlastním rozpočtem, ne jako přípravu.

  • Když má chyba fatální následky

    Část případů se automaticky vyhodnotit nedá a špatné rozhodnutí stojí víc než celá úspora. Takové případy systém odkládá k ruční kontrole, místo aby hádal.

Kolik to stojí

Automatizace nemá ceník, protože žádné dvě firmy nemají stejný proces. Cenu proto stavíme jedním ze dvou způsobů a vyberete si vy. Začít můžeme už od 5 000 Kč.

  • Pevná cena za rozsah

    Dohodneme, co přesně má automat dělat, a řekneme jednu částku. Když se v průběhu ukáže něco navíc, řešíme to zvlášť, ne tiše ve faktuře.

    Hodí se, když
    je zadání hotové
    Předem víte
    celou částku

  • Podle odpracovaného času

    Vhodné tam, kde se rozsah teprve rýsuje. Vykazujeme, co jsme odpracovali, a strop si nastavíte předem.

    Hodí se, když
    se zadání ještě hledá
    Předem víte
    strop, přes který nejdeme

Mapování procesu jde první a je z něj jasný odhad, za jak dlouho se automatizace vrátí. Když nám vyjde, že se nevrátí, dozvíte se to.

Chci to spočítat

Na co se ptáte nejčastěji

  • Musíme kvůli tomu měnit systémy, které používáme?

    Většinou ne. Postavíme vrstvu mezi ně. Když se ukáže, že některý nástroj integraci vůbec neumožňuje, řekneme to dřív, než začneme, a probereme, co s tím.

  • Jak dlouho to trvá?

    Mapování procesu je otázka dní. První propojení běží obvykle v řádu týdnů, ne měsíců, protože ho děláme po jednom procesu, ne po celé firmě najednou. Přesný termín řekneme až po mapování, kdy víme, do čeho jdeme.

  • Co když se automat splete?

    Nepřepisuje, co si není jistý. Sporné případy odkládá k ruční kontrole a je vidět, proč je odložil. První týden navíc běží souběžně s ruční prací a výsledky porovnáváme.

  • Přijdou o práci lidé, kteří to dělali?

    Zatím se to u nás nestalo. Ubereme jim přepisování, ne agendu. Ve firmách, kde jsme automatizovali, se ušetřený čas obvykle přelil do práce, na kterou dřív nikdo nesáhl.

  • Kdo to bude udržovat, až se něco změní?

    My. Systémy kolem se mění, API se verzují a formuláře přestávají odpovídat. Běh hlídáme a když integrace spadne, dozvíme se to my, ne vy od zákazníka.

  • Kde to poběží?

    Buď na našem hostingu vedle vašeho webu, nebo u vás, když to vyžaduje bezpečnostní politika. Umíme obojí, hosting u nás je jen pohodlnější: máte jedno místo pro provoz i vývoj.

Co u vás děláte
pořád dokola?

Napište, která rutina vám bere nejvíc času. Podíváme se na ni a spočítáme, co by stálo ji odbourat, i kdyby odpověď byla, že se to nevyplatí.

Napište nám +420 735 849 293