Routine, die von allein läuft
Abtippen, Weiterleiten und manuelle Kontrollen nehmen wir auf uns. Ihre Leute kehren zu dem zurück, wofür Sie sie bezahlen.
Was Sie eine Routine kostet
Geld verschwindet nicht in großen Projekten, sondern in Handgriffen, die niemand zählt, weil sie ja nur einen Moment dauern. Rechnen Sie einen davon einmal durch.
Wählen Sie, was Ihnen bekannt vorkommt, und tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Eine grobe Schätzung aus Ihren Zahlen. Beim Kartieren schärfen wir sie an dem nach, was im Unternehmen wirklich passiert.
Pro Monat
8 Stunden Handarbeit
Pro Jahr
12 Arbeitstage Handarbeit
Wie es bei uns abläuft
Ein Prozess nach dem anderen. Wir fangen mit dem an, der die meiste Zeit frisst, der Rest der Firma läuft weiter wie bisher.
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Wir kartieren, wo die Zeit verrinnt
Wir gehen mit Ihren Leuten einen Prozess von Anfang bis Ende durch und notieren jeden Schritt, den ein Mensch von Hand macht. Daraus ergibt sich, was die meisten Stunden kostet und was sich zuerst zu automatisieren lohnt.
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Wir verbinden, was Sie schon haben
Meist ersetzen wir gar nichts. Onlineshop, Buchhaltung und Lager funktionieren in der Regel gut, sie sprechen nur nicht miteinander. Wir setzen eine Schicht dazwischen, die die Daten von allein weiterreicht.
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Wir lassen es neben der Handarbeit laufen
In der ersten Woche läuft die Automatik parallel zur bisherigen Arbeitsweise, und wir vergleichen die Ergebnisse. Umgeschaltet wird erst, wenn es passt. Danach überwachen wir den Betrieb und melden uns, wenn etwas kaputtgeht.
Was wir am häufigsten gemeinsam automatisieren
Die häufigsten Stellen, an denen in Unternehmen von Hand abgetippt wird. Ihr Fall muss nicht dabei sein, das Prinzip bleibt dasselbe.
Bestellungen und Onlineshop
- Die Bestellung im Lager wird sofort nach dem Eingang angelegt, niemand tippt sie ab
- Reservierungen und Bestände Ware wird reserviert und gemeldet, wenn der Bestand unter das Limit fällt
- Status und Etiketten Versandetiketten und Bestellstatus wandern zurück in den Onlineshop
Rechnungen und Zahlungen
- Rechnung nach dem Versand wird von allein erstellt und verschickt, sobald die Ware das Lager verlässt
- Zahlungen zuordnen nach Verwendungszweck und Betrag
- Ausnahmen zum Menschen was nicht stimmt, landet auf dem Stapel zur manuellen Prüfung
Dokumente und Daten
- Aus PDF abtippen aus E-Mail-Anhängen direkt ins System
- Arbeit mit Dateien Verschieben und Umbenennen nach Regeln
- Exporte und Reports regelmäßig und ohne Excel zu öffnen
Kommunikation
- Hinweise in den Chat in den Firmenchat statt in ein überfülltes Postfach
- Antworten an den Kunden automatische Bestätigungen und Antworten
- Erinnerungen nahende Termine und unbezahlte Rechnungen
Eigene Systeme
- Anbindung über eine API dort, wo es eine API gibt
- Eine Brücke über dem System für ein System ohne API
- Eine Anmeldung und eine Rolle über alle Werkzeuge hinweg
Künstliche Intelligenz
- Anhänge und E-Mails lesen auch solcher ohne jede Struktur
- Vorschlag zur Einordnung ein Mensch bestätigt ihn nur
- Ein Agent im System greift für Sie ins System
Wann wir es nicht machen
Nicht jede Routine lohnt sich. Wenn bei uns herauskommt, dass sich die Automatisierung nicht rechnet, sagen wir es, bevor Sie zu zahlen beginnen.
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Wenn sich der Prozess jeden Monat ändert
Einen unaufgeräumten Prozess zu automatisieren heißt, ihn einzubetonieren. Erst richten wir ihn, danach ergibt es Sinn, etwas darum herum zu bauen.
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Wenn dabei ein paar Stunden im Jahr herauskommen
Wenn der Rechner oben ein paar Stunden Handarbeit im Jahr zeigt, zahlt sich die Integration nicht aus. Wir sagen das direkt, auch wenn es uns den Auftrag kostet.
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Wenn die Daten unordentlich sind
Doppelte Kunden und ein Produkt unter zwei Codes können mehr Zeit fressen als die Verbindung selbst. Deshalb führen wir das Aufräumen der Daten als eigene Etappe mit eigenem Budget, nicht als Vorbereitung.
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Wenn ein Fehler fatale Folgen hat
Ein Teil der Fälle lässt sich nicht automatisch beurteilen, und eine falsche Entscheidung kostet mehr als die gesamte Ersparnis. Solche Fälle legt das System zur manuellen Prüfung beiseite, statt zu raten.
Was es kostet
Automatisierung hat keine Preisliste, denn keine zwei Unternehmen haben denselben Prozess. Den Preis bilden wir daher auf eine von zwei Arten, und Sie wählen. Anfangen können wir schon ab 200 €.
Was Sie am häufigsten fragen
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Müssen wir deswegen die Systeme wechseln, die wir nutzen?
Meistens nicht. Wir setzen eine Schicht dazwischen. Stellt sich heraus, dass ein Werkzeug eine Integration gar nicht zulässt, sagen wir es, bevor wir anfangen, und besprechen, was dann.
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Wie lange dauert das?
Das Kartieren des Prozesses ist eine Sache von Tagen. Die erste Verbindung läuft in der Regel in Wochen, nicht in Monaten, weil wir sie Prozess für Prozess machen und nicht für das ganze Unternehmen auf einmal. Den genauen Termin nennen wir nach dem Kartieren, wenn wir wissen, worauf wir uns einlassen.
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Was, wenn sich die Automatik irrt?
Sie schreibt nicht um, wobei sie sich nicht sicher ist. Strittige Fälle legt sie zur manuellen Prüfung beiseite, und man sieht, warum. Zudem läuft sie in der ersten Woche parallel zur Handarbeit, und wir vergleichen die Ergebnisse.
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Verlieren die Leute, die das gemacht haben, ihre Arbeit?
Bei uns ist das bisher nicht passiert. Wir nehmen ihnen das Abtippen ab, nicht ihre Aufgaben. In den Unternehmen, in denen wir automatisiert haben, floss die gesparte Zeit meist in Arbeit, an die vorher niemand gekommen war.
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Wer pflegt das, wenn sich etwas ändert?
Wir. Die Systeme drumherum ändern sich, APIs bekommen neue Versionen und Formulare passen nicht mehr. Wir überwachen den Betrieb, und wenn eine Integration ausfällt, erfahren wir es und nicht Sie vom Kunden.
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Wo läuft das?
Entweder auf unserem Hosting neben Ihrer Website oder bei Ihnen, wenn die Sicherheitsrichtlinie es verlangt. Wir können beides, Hosting bei uns ist nur bequemer: Sie haben einen Ort für Betrieb und Entwicklung.
Was machen Sie
immer wieder aufs Neue?
Schreiben Sie uns, welche Routine Ihnen die meiste Zeit nimmt. Wir sehen sie uns an und rechnen aus, was es kosten würde, sie abzuschaffen, auch wenn die Antwort lautet, dass es sich nicht lohnt.